Logo

Przyjmowanie wpłat

W panelu IdoSell użytkownik ma do dyspozycji cały szereg systemów płatności obsługujących automatyczne księgowanie. W sytuacjach, w których płatności trzeba zaksięgować ręcznie warto mieć do dyspozycji narzędzie, które umożliwi łatwą i szybką obsługę księgowania wpłat na podstawie różnych form rozliczenia. W praktyce przedstawione tutaj rozwiązania mają zastosowanie w przypadku księgowania zwykłych przelewów bankowych oraz przy księgowania pobrań.

Poniżej przedstawiamy nasze rozwiązania.

Ręczne przyjmowanie wpłat

We wskazanym module możliwe jest manualne ręczne przyjęcie wpłat do zamówień.

Ręcznego przyjęcia wpłat dokonać można w sekcji: RAPORTY I FINANSE > Przyjmowanie wpłat > Ręczne przyjmowanie wpłat.

Aby zdefiniować listę zamówień, do których można dokonać ręcznego przyjęcia wpłaty, należy wybrać rodzaj wpłaty, który chcemy rozliczyć. Zdefiniować formę płatności oraz inne parametry, takie jak zakres dat lub formę transportu, które pomogą w wyszukaniu odpowiednich wpłat.

Na podstawie wygenerowanej listy zamówień, do których nie przyjęto wpłaty można dokonać ręcznego przyjęcia wpłaty za pomocą przycisku — Przyjmij wpłatę.

Przyjmowanie wpłat na podstawie wyciągu z konta

Moduł księgowania wpłat na podstawie wyciągu z konta pozwala uporządkować płatności w możliwie szybki sposób, oszczędzając czas operatora i usprawniając proces obsługi zamówień.

Narzędzie znajduje się w dziale RAPORTY I FINANSE > Przyjmowanie wpłat > Księguj na podstawie wyciągu z konta. Jest przystosowane do pracy na podstawie różnych danych, które mogą zostać przekazane w przelewie - płatność może być powiązana z konkretnych zamówieniem na podstawie numeru faktury, numeru zamówienia, numeru przesyłki lub danych klienta (imię, nazwisko, login). Z racji na fakt, że kupujący mają różne nawyki tytułowania przelewów moduł potrafi obsłużyć wiele wariantów oraz umożliwia przystosowanie sposobu działania do użytkownika.

W przypadku wpłat, których kwota zgadza się z wartością zamówienia, płatność zostanie przyjęta, a zamówienie będzie gotowe do dalszej realizacji. Jeśli natomiast kwota będzie większa niż wartość zamówienia, nadpłata zostanie przekazana na saldo danego klienta. Po wybraniu zamówienia system automatycznie podpowiada, jaka wartość będzie zgodna z zadeklarowaną kwotą i jaki jest dokładny status płatności.

Moduł księgowania wpłat działa w oparciu o takie dane jak:

  • Numer zamówienia

  • Numer faktury

  • Numer faktury pro forma

  • Numer przesyłki

  • Numer aukcji

  • Dane kupującego (imię, nazwisko oraz login)

Domyślnie, wszystkie z powyższych są zaznaczone i system będzie próbował dopasować wpisywane dane do odpowiedniego zamówienia, wyświetlając najnowsze u góry. Jeśli jednak dane pasują do zamówień, które za długo oczekują na płatność, to właśnie płatności przeterminowane zostaną umiejscowione na szczycie sugestii.

Pola znajdujące się u góry strony odpowiadają za to, jakie dane są brane pod uwagę. Dodatkowo istnieje możliwość konkretnego wskazania czy wpisywany jest właśnie numer faktury, czy zamówienia - wystarczy wpisać odpowiednie polecenie przed numerem. Oto lista obsługiwanych poleceń:

  • Zamówienie - poprzez wpisanie np. Zamówienie 250 system odnajdzie jedynie zamówienia (bez względu na zaznaczone typy danych u góry strony), które pasują do wpisanych kryteriów (np. zamówienie nr 250, zamówienie nr 2500, 2501, etc.)

  • Faktura - wpisanie "faktura" przed konkretnym numerem ograniczy listę wyników do faktur, pasujących do wpisanych kryteriów. Dla wyszukiwania po fakturach pro forma należy zamiast faktura użyć słowa proforma

  • Przesyłka - analogicznie do powyższych poleceń, wyniki będą ograniczone jedynie do przesyłek, których numer zgadza się z wpisywanymi danymi.

  • Aukcja - fraza istotna dla sklepów wystawiających ofertę również w takich serwisach jak eBay, czy Allegro. Przelewy od klientów z serwisów aukcyjnych w większości przypadków zawierają w tytule numer aukcji.

  • Klient - polecenie klient spowoduje wyświetlenie listy użytkowników. Jest to jedyny sposób na ograniczenie sugestii jedynie do kont użytkowników, zaznaczenie typu "klient" poprzez pole u góry strony spowoduje odnajdywanie zarówno klientów, jak i złożonych przez nich zamówień.

Przyjmowanie wpłat na podstawie pliku CSV

We wskazanej sekcji mamy do dyspozycji mechanizm grupowego zatwierdzania wpłat na podstawie własnego pliku CSV, który odpowiednio uzupełniony realizuję przyjęcia jednym kliknięciem.

Wystarczy wczytać plik CSV z listą wpłat, następnie wybierając formę płatności, którą chcemy rozliczyć oraz kuriera.

W module: RAPORTY I FINANSE > Przyjmowanie wpłat > Przyjmowanie wpłat na podstawie pliku CSV dostępne są parametry:

  • Plik CSV z listą wpłat — miejsce, do którego wczytywany jest utworzony plik.

  • Forma płatności

  • Lista kurierów

  • Informuj klientów - Adres e-mail: checkBOX tak/nie

  • Data przyjęcia

Możesz również pobrać pełną listę aktualnie niezaksięgowanych wpłat w formacie CSV z panelu IdoSell, który znajduje się w sekcji RAPORTY I FINANSE > Przyjmowanie wpłat > Przyjmowanie wpłat na podstawie pliku CSV > Plik CSV ze wszystkimi oczekującymi wpłatami .

Plik CSV powinien mieć następujące kolumny oddzielone znakiem ;
Id zamówienia lub numer seryjny lub numer przesyłki lub numer paczki;Kwota wpłaty;Komentarz (opcjonalnie)

Hurtowe przyjmowanie wpłat

Moduł w sekcji RAPORTY I FINANSE > Przyjmowanie wpłat > Hurtowe przyjmowanie wpłat udostępniamy opcję przyjęcia wpłat do wyszukanych zamówień ze zdefiniowanego zakresu dat jednym kliknięciem.

Wyszczególniamy opcje określające zakres do wykonana operacji na wpłatach:

  • Zakres dat

  • Data przyjęcia — określamy datę przyjęcia wpłaty w zamówieniu.

  • Zmiana statusu na gotowe — opcja zmienia status zamówienia na gotowe do wysłania.

  • Informuj klienta — nietypowe — Forma powiadomienia - E-mail  lub SMS.

Nie znalazłeś odpowiedzi na pytanie?Skontaktuj się z Działem Wsparcia

Przejdź do Biura Obsługi Klienta i skontaktuj się z ekspertami IdoSell