Dodawanie i konfiguracja skrzynek e-mail

W panelu administracyjnym IdoSell należy skonfigurować skrzynki mailowe tak, by wiadomości transakcyjne do klientów wysyłane były spod poprawnego adresu (domeny) sklepu. Każdy nowy sklep w panelu administracyjnym ma dopisane domyślne konto wysyłające, no-reply@idosell.com, które należy zmienić, by zyskać na wiarygodności sklepu wśród klientów.

Domyślnie IdoSell nie wysyła na żaden e-mail dodatkowych powiadomień, np. o wpłynięciu nowego zamówienia na sklep. Taką konfigurację można osiągnąć, o czym również znaleźć można informację w poniższym wpisie – nie jest ona domyślna dla każdego sklepu.

1.Przejdź w panelu administracyjnym do sekcji ADMINISTRACJA > System > Konfiguracja kont email i SMS.

2.Kliknij Dodaj nowe konto e-mail.

3.Wyświetli się okno. W nim musisz doprecyzować, jakiego typu ma być dodawana skrzynka (więcej o ich typach w poniższej części artykułu).

Dodawanie konta e-mail

4. Naciśnij Dodaj, a następnie testuj przy nowo dodanej skrzynce.

5. Zależnie od pożądanej konfiguracji, oznacz ją jako Konto główne (obowiązkowe, jeśli to pierwsze konto mailowe dodawane przez ciebie w tym panelu).

Lista kont email

W panelu administracyjnym istnieje kilka typów kont e-mail, które można dodać. Są to kolejno:

• Wysyłane z serwera na którym jest strona - to najprostszy sposób wysyłki, w którym to nasz serwer (na którym jest twój sklep) wysyła wiadomości mailowe w sieć internet. Do działania tej skrzynki potrzebny jest poprawny rekord SPF, który dodać należy w konfiguracji domeny (więcej o rekordach tutaj ). W przypadku delegacji pełnej taki wpis jest automatycznie ustawiany w domenie. W przypadku delegacji niepełnej, dodanie rekordu opisane jest poniżej.
  Zalecamy ten sposób wysyłki jeśli ilość maili, którą wysyłasz ze sklepu, oscyluje w granicach do około tysiąca maili dziennie (jest to umowna granica). Bez dodatkowych rekordów w domenie, które wpływają na uwierzytelnienie danego maila (polityka DMARC, klucz DKIM), serwery pocztowe klientów mogą zacząć kwalifikować maile jako niechciane przez klientów sklepu.

Wysyłane z serwerów FreshMail - to utworzona na drodze naszej umowy partnerskiej integracja z systemem wysyłkowym FreshMail. Charakteryzuje się ona interakcją naszych serwerów z serwerami wysyłkowymi tej firmy, które są przystosowane (rekordy, uwierzytelnienia) do wysyłki masowej wiadomości (zarówno w akcjach marketingowych, np. newsletterach, jak i wiadomościach transakcyjnych do klientów). Zapewnia to najwyższą dostarczalność poczty mailowej do klientów i ich skrzynek. Warto tutaj wspomnieć, iż jest to integracja dodatkowo płatna i w chwili pisania tego tekstu koszt wysyłki 10 wiadomości wynosił 3 grosze. Aktualny cennik znajdziesz na naszej stronie firmowej pod tym adresem.

• Wysyłane z innego serwera pocztowego po protokole SMTP - to sposób wysyłki korzystający z protokołu “podającego” maile na zewnętrzne serwery pocztowe. Do jego konfiguracji potrzebne są dodatkowe dane konfiguracyjne, które dostarczyć powinien ci dostawca poczty w danej domenie (firma, w której wykupiona została usługa hostingu skrzynek mailowych). Potrzebne dane przedstawione są w panelu administracyjnym.

Dodawanie skrzynki e-mail po protokole SMTP

• Wysyłane z serwera Google/Microsoft - w przypadku gdy posiadasz wykupioną usługę Workspace, Office365 lub wysyłasz wiadomości z darmowej skrzynki Gmail, możesz jednym kliknięciem dodać takie konto do wysyłki wiadomości transakcyjnych ze sklepu. Są to wbudowane integracje więc logowanie do tych usług zachodzi po stronie wspomnianych serwisów.

Konfiguracja skrzynki e-mail dla Google

Konfiguracja skrzynki e-mail dla Microsoft

W przypadku Google konieczne jest również zaznaczenie checkbox’a, który pojawia się podczas logowania po stronie Google (umożliwiającego wysyłkę maili z naszej aplikacji w imieniu danej domeny).

Konfiguracja skrzynki e-mail dla Google - wyrażenie zgody

W przypadku każdego typu konta, oprócz wysyłane z serwerów FreshMail, można ustawić wysyłanie kopii wiadomości na dodatkowy adres e-mail, wpisując go w polu Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail. Spowoduje to wysyłanie kopii wszystkich wiadomości wysyłanych z tego konta również na sprecyzowany przez ciebie adres e-mail. Tę rubrykę używamy również w przypadku chęci konfiguracji kopii konkretnych wiadomości (a nie wszystkich) na twój e-mail - więcej o tym w dalszej części wpisu.

W tym miejscu można wpisywać wiele adresów e-mail, oddzielając je po prostu przecinkiem (przykładowo test@test.pl, test1@test.pl). Dodatkowo istnieje możliwość konfiguracji synchronizacji przez protokoł IMAP, który umożliwi zapisywanie wysyłanych wiadomości do jednego z katalogów na twoim serwerze pocztowym.

Uwaga: IMAP nie można skonfigurować dla skrzynek FreshMail, Google oraz Microsoft, ze względu na ograniczenia tych serwisów.

Konfiguracja skrzynek e-mail przez IMAP

Dla tego protokołu należy uzyskać odpowiednio wymagane dane od dostawcy usługi poczty.

Zalecamy dodać do konfiguracji własnej domeny, w przypadku delegacji niepełnej, odpowiedni rekord SPF, który jest podstawowym rekordem uwierzytelniającym wiadomość mailową. Bez niego twoje wiadomości do klientów będą odrzucane przez serwery pocztowe, więc poczta nie będzie dochodzić do klienckich skrzynek. Rekord ten dodaje się w panelu operatora twojej domeny czyli, w większości przypadków, tam gdzie tę domenę zakupiłeś.

W konfiguracji domeny należy:

1. dodać nowy rekord TXT, jeśli w rekordach domeny nie istnieje rekord TXT zaczynający się treścią v=spf1. Rekord ten musi być typu TXT oraz musi być wystawiony dla domeny, z której odbywa się wysyłka (pole, Nazwy lub Nazwy hosta, musi być zatem puste lub zawierać odpowiedni znak). Wartością (treścią) tego rekordu ma wtedy być:
   v=spf1 a mx include:spf.iai-sa.com -all

2. wyedytować rekord TXT, jeśli w rekordach domeny istnieje już rekord typu TXT z fragmentem treści v=spf1. Należy dodać wpis include:spf.iai-sa.com. Forma będzie wyglądać następująco:
   v=spf1 <treść istniejącego już rekordu> include:spf.iai-sa.com -all
   a więc wystarczy dopisać taki literał pomiędzy tym, co było w rekordzie, a dopiskiem -all.

Więcej o rekordach domeny, ich przypisania do sklepu i konfiguracji dowiesz się pod tym adresem.

Rekord ten jest wymagany, by dodać typ konta e-mail w panelu wysyłane z serwera sklepu. Polecamy jednak dodać go również wtedy, gdy wysyłasz wiadomości nawet po protokole SMTP, czy z pomocą naszej integracji, typu Google czy Microsoft.

Nawiązując do wcześniejszej części wpisu, system IdoSell, przy standardowej konfiguracji, nie będzie cię informował o nowych wydarzeniach, a dokładniej - nie będzie wysyłał informacji na twojego maila o nowym wydarzeniu. Jednym z nich, o które najczęściej pytają klienci, jest powiadomienie obsługi sklepu o nowym zamówieniu w systemie. Można jednak wprowadzić taką konfigurację, żeby taka sytuacja mogła mieć miejsce - informowania obsługi sklepu o wpadnięciu nowego zamówienia do systemu.

Poniżej opisujemy jakie kroki należy wykonać:

1. Przechodzimy do sekcji ADMINISTRACJA > System > Konfiguracja kont email i SMS > wybór sklepu.

2. Dodajemy nowe konto e-mail, żeby w danym sklepie były aktywne przynajmniej dwa konta. Drugie konto może być kopią pierwszego, tzn. wysyłane maile mogą być z tego samego adresu mailowego, natomiast zalecamy zmienić lekko jego nazwę celem odróżnienia konta od siebie na czas konfiguracji.

3. W koncie głównym pozostawiamy rubrykę Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail pustą, by jedynie wysyłała wiadomości mailowe do klientów. W drugim koncie, które nie jest kontem głównym, uzupełniamy rubrykę adresem, na który będzie wysyłana kopia wiadomości np. dotycząca złożenia nowego zamówienia w sklepie.

4. Przechodzimy do konkretnego szablonu wiadomości, którego kopię chcemy otrzymywać. Wszystkie wiadomości transakcyjne znajdują się w ADMINISTRACJA > System > Konfiguracja wiadomości transakcyjnych > wybór sklepu. Przykładowo, w przypadku chęci skonfigurowania powiadomienia o nowym zamówieniu dla obsługi sklepu, jest to szablon w dziale Złożenie zamówienia > Potwierdzenie wpłynięcia zamówienia - edycją zmianiamy przypisane konto poprzez wybór konta mailowego w rubryce Wysyłaj z konta na to, które wprowadzono w wysyłce kopii na twój adres e-mail.

Zmiana skrzynki z której ma być wysyłana wiadomość do klienta

Podany adres e-mail będzie otrzymywał kopię wiadomości wysyłanej do klienta. Można skonfigurować również inne szablony wiadomości mailowych, by otrzymywać kopie innych wydarzeń dotyczących np. klientów lub zamówień.  

Panel administracyjny umożliwia wysyłanie powiadomień SMS do klientów. Każdą mailową wiadomość transakcyjną, którą miałby otrzymać klient, można wysłać również jako SMS. Jest to usługa, której nie trzeba w panelu administracyjnym osobno włączać a wystarczy doprecyzować, które szablony mają być wysyłane w module ADMINISTRACJA > System > Konfiguracja wiadomości transakcyjnych.

Oznaczenie czy dana wiadomość ma być wysyłana

Nazwa nadawcy (branding), którą widzą klienci, może być zmieniona w module ADMINISTRACJA > System > Konfiguracja kont email i SMS > nazwa sklepu > Nadawca (branding)

Ustawienie nadawcy