Dostawy (PZ, PW)

Dokumenty pozwalają rejestrować i porządkować obrót magazynowy związany z zakupami towarów od dostawców (PZ) oraz obrotem wewnątrz firmy, wynikającym z przyjmowania towarów z innych departamentów (PW). Dzięki funkcji zapisu jednostkowych cen zakupu umożliwiają wyliczanie wielkości marży i uzyskiwanych dochodów ze sprzedaży towarów. Prowadzenie uporządkowanej dokumentacji dotyczącej dostaw towarów, daje możliwość kontroli, które towary z danej dostawy zostały sprzedane, a które zwrócono z powodu np. znalezionych wad.

• Przyjęcie zewnętrzne (PZ) - dokument potwierdzający zakup towarów od dostawców oraz wprowadzający towar na magazyn. Daje możliwość wprowadzenia cen zakupu towarów.

• Towary dostępne w przedsprzedaży - towary przyjmowane dokumentem dostawy z włączoną opcją na tak będą dostępne na stronie sklepu, mimo że dostawa jeszcze nie dotarła (dokument nie został zamknięty). Takie działania przynoszą istotne oszczędności związane z redukcją zapasów w magazynie.

Przykładowo pan Jan stworzył dostawę w drodze i zaznaczył, że towar będzie dostępny za 7 dni. Stwierdził też, że już teraz zacznie oferować towary z dostawy. Klient zainteresowany zakupem wybranego towaru widzi, że towar ten jest w drodze i będzie dostępny za 7 dni. Jednak dzięki opcji dostępności w przedsprzedaży może złożyć zamówienie i spokojnie czekać aż dostawa dotrze i otrzyma on swoje zamówienie.

Efektem wykorzystania tej formy dostawy jest brak kosztów magazynowania, brak zamrożonej gotówki w zapasach.

• Przyjęcie wewnętrzne (PW) - dokument umożliwiający obrót wewnątrz firmy, zwiększa ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, od którego pochodzi towar, może to być wyprodukowany towar.

• Dostawa otwarta - gotowy, zapisany dokument dostawy, która nie została jeszcze przyjęta na magazyn. Główną korzyścią ustawienia tego statusu jest możliwość wprowadzania zmian wszystkich parametrów. Edycja wybranej dostawy pozwala uzupełniać np. listę towarów o dodatkowo brakujące towary, które doszły w ostatniej chwili. Dzięki temu nie ma konieczności tworzenia nowej dostawy.

Przykładowo pan Jan, prowadząc sklep internetowy, na początku nowego dnia składa zamówienia u swojego dostawcy na towary, które poprzedniego dnia kupili jego klienci. Po jakimś czasie zauważa, że dziś również sprzedało się kilka sztuk tych towarów. Dzięki ustawieniu dostawy na otwartą ma możliwość dopisania do niej dodatkowych ilości brakujących towarów.

• Dostawa zamknięta - gotowy zapisany dokument dostawy, która fizycznie została przyjęta na magazyn. System automatycznie ustawia ten status wszystkim zamkniętym dokumentom dostawy, blokując jednocześnie możliwość ich edycji. Brak możliwość wprowadzania zmian zapewnia przejrzystą ewidencję tego, co, kiedy, przez kogo i na jaki magazyn zostało przyjęte.

Krok 1. Dodawanie nowej dostawy od dostawcy (PZ)

W pierwszym kroku w sekcji MAGAZYN przejdź do Dostawy (PZ, PW). Wybierz opcję dodawania nowej dostawy od dostawcy (PZ). Wyświetli się formularz tworzenia dokumentu dostawy. Ustaw odpowiednie opcje i uzupełnij pola. Oto niektóre z nich:

• Magazyn przyjmujący dostawę - z menu rozwijanego należy wybrać magazyn, do którego kierowana będzie dostawa;

• Dostawca - czyli firma, od której przyjmujesz dostawę. Możesz zarządzać dostawcami w sekcji Towary > Baza atrybutów > Dostawcy;

• Typ dokumentu zakupu - określa, jakiego rodzaju jest to dokument i tym samym ogranicza możliwość wydruku do jednego z typów;

• Towary dostępne w przedsprzedaży - określa, czy towary będące w dostawie mają być widoczne na stronie przed przyjęciem dostawy.

Krok 2. Uzupełnianie formularza

W drugim kroku dotychczasowy formularz zostanie uzupełniony o dodatkowe pola. Oto niektóre z nich:

• Numer i data wystawienia - numer systemowy będzie w formacie "numer_kolejny/typ_dokumentu/magazyn/rok";

• Termin dostawy:

  • Nieznany - ustawienie tego statusu daje możliwość wprowadzania dodatkowych zmian w zapisanym dokumencie dostawy, takich jak np. ilość zamawianego towaru czy cenę jego zakupu.

  • Znany (Dostawa w drodze) - ustawienie tego statusu daje możliwość wprowadzenia planowanej daty przyjęcia dostawy, którą wpisuje się w dodatkowo wyświetlonym polu Planowany termin przyjęcia dostawy. Data ta wyświetlana jest na stronie i informuje klientów, za ile dni towar będzie ponownie dostępny.

Dopóki dokument nie zostanie zamknięty, masz możliwość wprowadzania w nim zmian. Zmiany mogą dotyczyć wszystkich wpisów dokonanych przy tworzeniu dokumentu. Oprócz zmiany danych dokumentu zakupu możesz dodawać i odejmować od zamówienia towary.

W formularzu znajdują się trzy przyciski:

• Zapisz zmiany w dokumencie zakupu - wszelkie zmiany wprowadzone w tej dostawie muszą zostać potwierdzone tym przyciskiem,

• Stwórz nowy towar - umożliwia stworzenie nowego towaru,

• Zamknij dokument dostawy - ten przycisk służy do zamknięcia dokumentu, co oznacza, że dostawa została przez ciebie przyjęta.

W przypadku towarów z rozmiarami towary będą dodawane pojedynczo, tzn. należy dodać do dokumentu najpierw np. rozmiar S, a następnie ponownie wcisnąć przycisk Stwórz nowy towar. Jeżeli ponownie wybierzesz rozmiar, który już dodałeś do dokumentu, ilość zostanie zsumowana.

Krok 3. Dodanie towarów do dokumentu

W trzecim kroku tworzenia dostaw należy dodać towary do dokumentu. Istnieją różne możliwości wprowadzania towaru do dokumentu:

• Ręcznie - należy wpisać identyfikator lub kod towaru ręcznie. Jeżeli towar ma rozmiary, należy również podać kod rozmiaru w formie Id_towaru-kod_rozmiaru.

• Korzystając z wyszukiwarki - jeżeli nie znasz kodu ani nazwy towaru, kliknij skorzystaj z wyszukiwarki. Wyszukaj towary, a przy każdym, który chcesz dodać, wprowadź ilość. Na końcu przy którymkolwiek towarze kliknij Dodaj wybrane ilości. Wszystkie towary zostaną dodane do dokumentu.

• Poprzez plik CSV - umieszczone tu narzędzie pozwala usprawnić proces dodawania towarów do dokumentu dostawy poprzez zastosowanie struktury znanej z plików CSV. Żeby dane zostały przyjęte, muszą być zbudowane zgodnie z tym formatem oraz zawierać przynajmniej pierwszą kolumnę z kodem towaru (pozostałe kolumny są opcjonalne).

Krok 4. Zamknięcie dokumentu PZ

Dokument PZ zamykamy, korzystając z jednej z dwóch dostępnych metod:

• Spróbuj przyjąć małą dostawę natychmiast - tę opcję należy wybrać w przypadku, kiedy dana dostawa musi zostać przyjęta natychmiast, np. gdy zamówienie musi zostać w trybie pilnym zrealizowane, a na dokumencie PZ nie znajduje się większa ilość pozycji.

• Przyjmij dostawę 'w tle' - opcja dotyczy większych dostaw w sklepie, gdzie do przyjęcia dostawy wprowadzonych posiadamy dużą ilość pozycji, które muszą zostać przypisane do rezerwacji z danego dokumentu. W tym scenariuszu przyjęcie towarów będzie działało w tle jako równoległy proces z innymi procesami w sklepie.

Po zamknięciu dokumentu PZ zostanie nadany numer dokumentu oraz data stworzenia. Będzie widniała również informacja o tym, kto stworzył dokument. W polu Wydrukuj dokument po wciśnięciu ikony drukarki zostanie wygenerowany plik PDF.

Zdarza się, że obsługa sklepu przyjmuje dostawę, definiując w dokumencie PZ błędną cenę zakupu towaru. Celem uporządkowania danej ceny, należy dokonać korekty stanów magazynowych towaru za pośrednictwem dokumentu korekty rozchodu z magazynu (RX).

Żeby zaoszczędzić czas na ręcznym wprowadzaniu towarów do dokumentu PZ, możesz usprawnić proces dodawania towarów do dokumentu dostawy poprzez zastosowanie danych w formacie CSV. Jeśli np. otrzymujesz od swojego dostawcy awizację dostawy w postaci właśnie pliku CSV, to teraz wystarczy, że przekopiujesz jego zawartość lub przeciągniesz plik w odpowiednie pole, żeby dodać bardzo szybko towary do dokumentu PZ. Struktura danych musi być odpowiednio przygotowana.

Żeby dane zostały poprawnie przyjęte, powinny one być:

• zbudowane zgodnie z formatem pliku CSV,

• użyte kodowanie musi być zgodne z UTF-8,

• dane muszą zawierać przynajmniej pierwszą kolumnę z kodem towaru (pozostałe kolumny są opcjonalne).

Jeżeli korzystasz z programów obsługujących format .csv (np. MS Excel, OpenOffice Calc), możesz się spotkać z praktyką obejmowania poszczególnych komórek znakami cudzysłowu. Jest to zapis poprawny, ale nie jest wymagany. Nasze narzędzie przyjmie również dane podane bez cudzysłowów. Najważniejsze jest to, żeby komórki były rozdzielone średnikami.

Przykłady poprawnego zapisu w pliku:

• "255-1";"5" (użyty cudzysłów, brak podanej ceny towaru),

• 255-1;6;85,50 (brak cudzysłowu, podane wszystkie dane),

• "255-1";"";"85,50" (użyty cudzysłów, brak podanej ilości towaru),

• 255-1 (brak cudzysłowu podany tylko kod towaru),

• 255-1;;85,50 (brak cudzysłowu, brak podanej ilości towaru).

Każdy kolejny towar musi być podany w osobnym wierszu np.:

• 255-1;5;85,50 (podane wszystkie dane),

• 255-2;;86,50 (brak podanej ilości towaru),

• 255-3;7; (brak podanej ceny towaru).

Struktura kolumn:

• Pierwsza kolumna z kodem produktu - może być wypełniona kodami towarów w formacie Id_towaru-kod_rozmiaru, kodem producenta, bądź kodem zewnętrznego systemu. Oba ostatnie kody jednoznacznie określają produkt w danym rozmiarze. Jeśli kod rozmiaru nie zostanie podany obok ID_Towaru, to system będzie próbował dodać produkt w rozmiarze uniwersalnym.

• Druga kolumna oddzielona średnikiem, jest przeznaczona na wpisanie ilości towaru.

• Trzecia kolumna pozwala na podanie ceny zakupu dla danego produktu. Znakiem oddzielającym część całkowitą od części ułamkowej liczby może być zarówno przecinek, jak i kropka.

Po utworzeniu dokumentu PZ domyślną opcją wprowadzania towarów będzie właśnie ta na podstawie pliku w formacie CSV, z zaznaczonym trybem dodawania nowych towarów. Narzędzie pozwala również na wykonywanie operacji aktualizacji ilości i cen towarów.

• "Dodaj nowe towary" - dodaje do dokumentu PZ towary wraz z ilością i cenami. Powtórzenie towaru spowoduje jego zsumowanie i wgranie ceny zdefiniowanej dla ostatniego wystąpienia towaru w podanych danych z pliku CSV. W przypadku niepodania ilości/ceny towaru na dokumencie PZ domyślnie doda się jedna sztuka towaru / cena 0,00.

• "Zmień ilości towarów" - pod uwagę brana jest pierwsza kolumna zawierająca kod towaru oraz druga kolumna, definiująca ilość towaru na dokumencie PZ. Kolumna informująca o cenie towaru jest podczas tej operacji pomijana. W przypadku niepodania ilości towaru na dokumencie PZ edycja tego towaru zostanie pominięta i dotychczas wprowadzona na dokumencie PZ ilość towaru się nie zmieni.

• "Zmień ceny towarów" - pod uwagę brana jest pierwsza kolumna zawierająca kod towaru oraz trzecia kolumna, definiująca cenę towaru na dokumencie PZ. Kolumna informująca o ilości towaru jest podczas tej operacji pomijana. W przypadku niepodania ceny towaru na dokumencie PZ edycja tego towaru zostanie pominięta i dotychczas wprowadzona na dokumencie PZ cena towaru się nie zmieni.