Wydania z magazynu (WZ, RW)

Dokumenty WZ (Wydanie Zewnętrzne) i RW (Rozchód Wewnętrzny) są podstawowymi narzędziami do zarządzania zapasami magazynowymi. Służą one głównie do rejestrowania sytuacji, w których towar opuszcza magazyn, a jego stan zmniejsza się. 

Dokument WZ służy do ewidencjonowania wydania towaru na zewnątrz – na przykład, gdy wysyłasz zamówienie do klienta. Dzięki niemu magazyn wie, ile towaru zostało fizycznie wydane i może zaktualizować stan zapasów. Wydanie Zewnętrzne wykorzystywane jest nie tylko w sklepach internetowych, ale we wszystkich firmach, które potrzebują kontrolować, co i kiedy opuściło magazyn. W przypadku panelu IdoSell dokument WZ wystawiany jest automatycznie za każdym razem, gdy zmieniasz status jakiegoś zamówienia na: “Wysłane”. 

W panelu IdoSell dokument WZ wystawiany jest automatycznie za każdym razem, gdy oznaczysz dowolne zamówienie jako: “Wysłane”. System automatycznie umieści na tym dokumencie wszystkie towary z zamówienia w odpowiednikach ilościach. Dokument taki w łatwy sposób odnajdziesz bezpośrednio na karcie zamkniętego zamówienia w sekcji: Dokumenty. Dzięki automatycznemu wystawianiu dokumentów WZ w łatwy sposób możesz również sprawdzić historię zmian stanów magazynowych każdego towaru. W historii tej znajdziesz informację o tym, kiedy stan magazynowy uległ zmianie i za pośrednictwem jakiego dokumentu,  

Podstawowa wyszukiwarka dokumentów WZ dostępna jest w menu głównym po wejściu w Magazyn, a następnie Wydania z magazynu (WZ, RW), gdzie dostępna jest opcja: Szukaj dokumentów (WZ i RW).  

Wyszukiwarka dokumentów

Na powyższym zrzucie ekranu zaprezentowana została wyszukiwarka dokumentów. Widzimy na nim następujące opcje:  

• Numer dokumentu lub jego fragment – numer dokumentu nadawany jest automatycznie przez system w momencie zamknięcia dokumentu magazynowego. Przykładowy numer dokumentu MM: 1/WZ/M1/2024 - widać zatem, że numer ten składa się z następujących elementów: liczba porządkowa/rodzaj dokumentu/magazyn/rok.  Numer dokumentu nadawany jest automatycznie po jego zamknięciu i z tego też względu za pomocą tej opcji możliwe będzie odnalezienie wyłącznie zamkniętych dokumentów! Jeżeli znasz dokładny numer dokumentu, który chcesz otworzyć wystarczy, że wpiszesz go w pole tekstowe, a następnie klikniesz Przejdź do dokumentu. Wpisanie wyłącznie fragmentu numeru, a następnie przejście do dokumentu spowoduje wyświetlenie na ekranie wszystkich dokumentów, które będą spełniały kryterium wyszukania.  

• Identyfikator dokumentu – to unikalny numer przypisany do każdego nowego dokumentu w systemie. Numer ten jest automatycznie zwiększany o 1 przy dodaniu kolejnego dokumentu, co pozwala na łatwe śledzenie i identyfikację wszystkich dokumentów w porządku chronologicznym. Na przykład: pierwszy dokument otrzyma identyfikator 1, drugi 2, trzeci 3 i tak dalej. Jeżeli zatem w pole to wpiszesz odpowiedni identyfikator dokumentu to w szybki sposób przejdziesz do jego podglądu lub edycji. Pamiętaj, aby kontaktując się ze wsparciem IdoSell w sprawie dokumentów magazynowych zawsze podawać Identyfikator dokumentu, którego dotyczy Twoja sprawa! Przyspieszy to znacząco czas obsługi Twojego zgłoszenia!    

• Typ dokumentu - dzięki temu filtrowi możesz wskazać jakiego konkretnie dokumentu poszukujesz.

• Status - filtr pozwalający określić status dokumentu, a więc czy jest on otwarty czy zamknięty.

• Magazyn, którego dotyczy korekta- lista magazynów dostępna w Twoim panelu administracyjnym. Dzięki temu filtrowi możesz wyszukać dokumenty, które wywołały skutek magazynowy wyłącznie na wskazanym magazynie.

• Data stworzenia lub zamknięcia dokumentu - za pomocą tej opcji możesz określić zakres dat, w których poszukiwany dokument został stworzony lub zamknięty.

• Kod IAI lub Kod zewnętrznego systemu lub Kod producenta - dzięki tej opcji możesz wyszukać dokumenty, które wywoływały skutek magazynowy względem wskazanego towaru. Jeżeli zatem skorzystasz z wyszukiwarki dokumentów określając ID towaru jako: 44 system jako wynik wyszukania zwróci wszystkie dokumenty, które zawierają towar o ID: 44

Dokument RW jest stosowany do rejestrowania sytuacji, w których towar jest zużywany wewnątrz firmy, a nie sprzedawany na zewnątrz. Przykładowo, jeśli firma użyje produktów z magazynu na potrzeby reklamy, sesji zdjęciowej lub wewnętrznych testów, tworzy dokument RW. To także powoduje zmniejszenie stanu magazynowego, mimo że produkty nie zostały sprzedane. 

Dodawanie dokumentu RW (Rozchód Wewnętrzny) 

W celu dodania nowego dokumentu RW musisz w pierwszej kolejności przejść do menu Magazyn, a następnie Wydania z magazynu (WZ, RW). W głównym oknie, które zostało zaprezentowane w powyższym tekście dostępna jest opcja: Dodaj nowy rozchód wewnętrzny z magazynu (RW). W pierwszym etapie dodawania dokumentu musisz określić, którego magazynu dotyczyła będzie ta korekta. W praktyce zatem musisz wybrać, z którego magazynu chcesz ściągnąć dany towar. Dodatkowo na tym etapie masz możliwość wpisania dowolnej notatki, opisującej dokument. Pole to możesz wykorzystać np. Wpisując tam powód ściągnięcia towaru z magazynu.  

Na poniższym zrzucie ekranu zaprezentowany został wygląd nowego, pustego dokumentu RW.  

Edycja dokumentu rozchodu wewnętrznego (RW) nie różni się praktycznie niczym od edycji pozostałych dokumentów magazynowych. Na ekranie mamy dostępne następujące informacje i opcje:

• Identyfikator dokumentu – to unikalny numer przypisany do każdego nowego dokumentu w systemie. Numer ten jest automatycznie zwiększany o 1 przy dodaniu kolejnego dokumentu, co pozwala na łatwe śledzenie i identyfikację wszystkich dokumentów w porządku chronologicznym. Na przykład: pierwszy dokument otrzyma identyfikator 1, drugi 2, trzeci 3 i tak dalej. Jeżeli zatem w pole to wpiszesz odpowiedni identyfikator dokumentu to w szybki sposób przejdziesz do jego podglądu lub edycji. Pamiętaj, aby kontaktując się ze wsparciem IdoSell w sprawie dokumentów magazynowych zawsze podawać Identyfikator dokumentu, którego dotyczy Twoja sprawa! Przyspieszy to znacząco czas obsługi Twojego zgłoszenia!  

• Numer i data wystawienia – numer dokumentu nadawany jest automatycznie przez system w momencie zamknięcia dokumentu magazynowego. Przykładowy numer dokumentu RW: 1/RW/M2/2024 - widać zatem, że numer ten składa się z następujących elementów: liczba porządkowa/rodzaj dokumentu/magazyn docelowy/rok. 

• Magazyn: w przypadku tworzenia dokumentu RW konieczne jest wskazanie magazynu, którego dotyczy korekta. W praktyce zatem musisz wskazać, z którego magazynu towar zostanie odjęty.  

• Notatka do dokumentu – miejsce na krótką notatkę opisującą tworzony dokument. 

Dodawanie towarów do dokumentu RW

Również w tym przypadku dodawanie towarów do dokumentu odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku pozostałych dokumentów magazynowych. Użytkownik ma do wyboru 3 sposoby na dodanie towaru do dokumentu:

• Ręczne dodawanie towarów do dokumentu: Jeżeli znasz kod towaru to, aby dodać go do dokumentu należy w pole: “wpisz kod towaru” wpisać jeden z unikalnych kodów, który przypisany jest do towaru, zidentyfikowanie towaru możliwe jest na podstawie: ID towaru, kodu producenta lub kodu zewnętrznego serwisu.   

  Jeżeli jednak nie znasz kodu towaru, którego stan magazynowy chcesz zmniejszyć możesz skorzystać z drugiego z dostępnych pól, a więc: “znajdź po nazwie”. Wpisując w pole tekstowe nazwę towaru (lub jej część), a następnie klikając w szukaj, otwarta zostanie nowa karta z listą towarów, na której wyświetlone są wyłącznie towary spełniające warunki wyszukiwania. W ostatniej kolumnie wyświetlonej listy, przy każdym towarze dostępny jest przycisk: “Dodaj wybrane ilości” oraz pole: “Dodaj”. Wpisując w pole: “Dodaj” określoną ilość towarów, a następnie klikając w “Dodaj wybrane ilości” kod przypisany do towaru oraz wskazana ilość zostanie automatycznie dodana do pola tekstowego: ”wpisz kod towaru” na karcie edycji dokumentu. Następnie, aby zatwierdzić dodawanie wskazanej ilości towaru do dokumentu należy po prostu skorzystać z przycisku: “Dodaj”.  

• Czytnik kodów kreskowych - pamiętaj, że jeżeli chcesz dodawać do dokumentu towary z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych to kursor myszki musi zostać ustawiony w polu: “wpisz kod towaru”, a następnie musisz zeskanować kod kreskowy przypisany do danego towaru. W tym momencie Twój czytnik przekonwertuje informację zapisaną w kodzie kreskowym na wartość tekstową i wstawi ją automatycznie w pole: “wpisz kod towaru”.  Pamiętaj jednak, że w dalszym ciągu musisz określić ilość towaru jaki dodajesz do dokumentu RX, a następnie zatwierdzić całą operację przyciskiem: “Dodaj”. 

• Plik CSV - żeby zaoszczędzić czas na ręcznym wprowadzaniu towarów do dokumentu RW, możesz usprawnić proces dodawania towarów do dokumentu dostawy poprzez zastosowanie danych w formacie CSV.

Zamykanie dokumentu RW

Na poniższym zrzucie ekranu zaprezentowany został wygląd ekranu edycji dokumentu rozchodu wewnętrznego (RW).

Podstawową różnicą między zamykaniem dokumentu RW, a np. PX czy PZ jest fakt, że na ekranie dostępna jest tylko jedna opcja: Zamknij dokument. Pamiętaj, że zamknięcie dokumentu jest operacją nieodwracalną i nie ma możliwości jego ponownej edycji! Zamknięcie dokumentu wywoła skutki magazynowe, które zostaną odnotowane w historii towaru.

Pokaż niezamknięte dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW)

Przechodząc w głównym menu do: Magazyn, a następnie Wydania z magazynu (WZ, RW) w dostępnych operacjach znajdziesz pozycję: Pokaż niezamknięte dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW). Wybranie tej opcji sprawi, że na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, które do tej pory nie zostały zamknięte. Pamiętaj, że niezamknięty dokument RW nie wywołuje skutków magazynowych! Stan magazynowy towaru zostanie pomniejszony dopiero po zamknięciu dokumentu!
Dzięki opcji: Pokaż niezamknięte dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW) możesz zatem w łatwy i szybko sposób znaleźć wszystkie dokumenty, które wymagają zamknięcia. Pamiętaj również, że opcja ta jest aktywna tylko wtedy, gdy w Twoim panelu jakiś dokument jest niezamknięty. Jeżeli wszystkie dokumenty zostały prawidłowo zamknięte to operacja ta nie będzie aktywna.