Rejestr dokumentów magazynowych

Rejestr dokumentów magazynowych to narzędzie służące do kompleksowego zarządzania operacjami związanymi z przepływem towarów w magazynie. Zawiera on wszystkie dokumenty powiązane z przyjmowaniem, wydawaniem oraz przemieszczaniem towarów, co pozwala na pełną kontrolę nad stanami magazynowymi.

Jego głównym celem jest ewidencja i śledzenie każdego ruchu towarowego, co ułatwia zarządzanie zapasami, monitorowanie bieżących operacji magazynowych oraz kontrolę nad dostawami i wydaniami produktów. Dzięki rejestrowi możliwe jest szybkie odnalezienie informacji o wszystkich transakcjach magazynowych, co przyspiesza procesy logistyczne i minimalizuje ryzyko błędów.

Rejestr dokumentów magazynowych dostępny jest w panelu IdoSell po przejściu do menu: Magazyn, a następnie wybierając opcję: Rejestr dokumentów magazynowych.

Po wejściu w Rejestr dokumentów magazynowych zobaczysz opcje jak na poniższej grafice. Poszczególne elementy zostały opisane poniżej, co ułatwi zrozumienie wszystkich prezentowanych informacji.

1. Zakres dat 

Umożliwia użytkownikowi określenie przedziału czasowego, dla którego chce wyświetlić dokumenty magazynowe. 

Funkcje: 

• Można wprowadzić daty ręcznie w formacie „YYYY-MM-DD” lub skorzystać z kalendarza do wyboru konkretnego dnia. 

• Dodatkowe szybkie filtry: „dziś”, „wczoraj”, „bieżący miesiąc”, „poprzedni miesiąc”, „bieżący rok”, „poprzedni kwartał” itp., co ułatwia szybkie określanie interesującego użytkownika okresu. 

2. Dokumenty magazynowe 

Pozwala wybrać typy dokumentów, które mają być wyświetlane w rejestrze. Można wybrać jeden lub więcej rodzajów dokumentów poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru. 

Dostępne typy dokumentów: 

• MM – Przesunięcie międzymagazynowe (towary przenoszone między magazynami). 

• PZ – Przyjęcie zewnętrzne (towary przyjęte od dostawców zewnętrznych). 

• PW – Przyjęcie wewnętrzne (towary przyjęte na magazyn w wyniku wewnętrznych operacji). 

• PX – Korekta przyjęcia (dokumenty związane z korektą przyjęć). 

• RX – Korekta rozchodu (dokumenty korygujące wydania towarów). 

• RW – Rozchód wewnętrzny (wydanie towarów wewnętrzne, np. dla produkcji). 

• WZ – Wydanie zewnętrzne (wydanie towarów np. do klientów). 

• ZW – Zwrot zewnętrzny (zwroty towarów do magazynu od klientów lub dostawców). 

• Funkcje: Użytkownik może dowolnie wybrać, które typy dokumentów chce zobaczyć w rejestrze, co ułatwia zawężenie wyników do konkretnej operacji. 

3. Pokaż dokumenty 

Filtr, który umożliwia wyświetlanie dokumentów według ich statusu. 

Opcje: 

• wszystkie – Wyświetla wszystkie dokumenty bez względu na ich status. 

• tylko zamknięte – Wyświetla tylko dokumenty, które zostały zamknięte  

• tylko wycofane – Wyświetla tylko dokumenty, które zostały wycofane. 

• Funkcja: Pomaga w szybkim przefiltrowaniu dokumentów zależnie od ich statusu. 

4. Na raporcie pokazuj 

Umożliwia wybór dodatkowych informacji, które mają być widoczne w raporcie, po wygenerowaniu go. 

Opcje: 

• Zamknięty przez – Wyświetla informacje o osobie, która zamknęła dany dokument. 

• Strona – Pokazuje stronę transakcji (np. klienta lub dostawcę, zależnie od dokumentu). 

• Numer zamówienia – Wyświetla powiązany numer zamówienia. 

• Aktualne dane kontrahenta – W raporcie zostaną pokazane aktualne dane kontrahenta powiązanego z danym dokumentem. 

• Dostawca – Pokazuje dane dostawcy. 

• Łączna marża netto – Wyświetla informację o łącznej marży netto na transakcji. 

• Łączna marża brutto – Wyświetla informację o łącznej marży brutto. 

• Funkcje: Te opcje pozwalają dostosować szczegółowość raportu do konkretnych potrzeb użytkownika, co ułatwia analizę danych magazynowych. 

5. Magazyn 

Filtr pozwalający na wybranie konkretnego magazynu, z którego dokumenty mają być wyświetlane. Domyślnie ustawiony jest filtr „* wszystkie”, co oznacza, że system pokaże dokumenty ze wszystkich magazynów. 

6. Magazyn źródłowy 

Filtr ten umożliwia wybór magazynu źródłowego, czyli miejsca, z którego towar został przesunięty. Dotyczy to głównie dokumentów typu MM (przesunięcia międzymagazynowe). 

7. Prowadzący zamówienie 

Pozwala filtrować dokumenty magazynowe według osoby odpowiedzialnej za realizację danego zamówienia. 

8. Kod IAI lub Kod zewnętrznego systemu lub Kod producenta 

Pole, które umożliwia wprowadzenie ID towaru, dla którego chcemy wygenerować raport  

• Znajdź po nazwie - jeżeli nie znasz kodu towaru, którego historię zmian chcesz sprawdzić, możesz skorzystać z opcji “znajdź po nazwie”. Wpisując w pole tekstowe nazwę towaru (lub jej część), a następnie klikając w szukaj, otwarta zostanie nowa karta z listą towarów, które spełniają parametr wyszukiwania. Przy każdym towarze znajduje się również opcja: Dodaj, której użycie sprawia, automatyczne uzupełnienie ID towaru na pierwotnej karcie Historii zmian stanów magazynowych. 

• Wpisz kod towaru- Jeżeli znasz kod towaru to, sprawdzić jego historię zmian stanów magazynowych należy w pole: “wpisz kod towaru” wpisać jeden z unikalnych kodów, który przypisany jest do towaru. Zidentyfikowanie towaru możliwe jest na podstawie: ID towaru, kodu producenta lub kodu zewnętrznego serwisu. 

9. Przycisk „Szukaj” 

Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych filtrów i kryteriów, użytkownik klika przycisk „Szukaj”, aby wyświetlić wyniki zgodne z wybranymi ustawieniami. 

Poniżej zamieszczony został zrzut ekranu na, którym zobaczysz przykładowy wygląd raportu wygenerowanego za pomocą Rejestru dokumentów magazynowych. Dodatkowo pod samym zrzutem zamieszczony został szczegółowy opis raportu, który jest przedstawiony w formie tabelarycznej. Raport zawiera kluczowe informacje o dokumentach magazynowych, takie jak numery dokumentów, daty zamknięcia, osoby odpowiedzialne oraz dane finansowe, w tym marże i wartości netto oraz brutto. Opis każdego z elementów raportu znajduje się poniżej, co pozwoli na dokładne zapoznanie się z prezentowanymi danymi.

Wygląd raportu:

Na powyższym zrzucie ekranu widzimy, że wygenerowany raport prezentowany jest w formie tabeli. Poniżej znajduje się opis każdej z kolumn:

• Lp. – Numer porządkowy wiersza (Lp. to skrót od "Liczba porządkowa"). 

• Numer dokumentu – Unikalny numer identyfikujący dany dokument magazynowy, np. "1/PZ/M1/2024". 

• Data zamknięcia dokumentu – Data, kiedy dokument został zamknięty. 

• Zamknięty przez – Osoba odpowiedzialna za zamknięcie dokumentu. 

• Strona – Informacje dotyczące strony transakcji, np. demo24-pl.yourtechnicaldomain.com. 

• Numer zamówienia – Numer zamówienia, jeśli dotyczy. 

• Aktualne dane kontrahenta – Informacje o kontrahencie, np. firma IAI S.A., adres, NIP. 

• Dostawca – Nazwa dostawcy, jeśli jest dostępna. 

• Łączna marża netto – Łączna kwota marży netto z danego dokumentu. 

• Łączna marża brutto – Łączna kwota marży brutto z danego dokumentu. 

• Ilość pozycji asortymentowych – Liczba pozycji w dokumencie (np. 2, 3 itd.). 

• VAT 0% netto/brutto – Wartości dokumentu opodatkowane VAT-em 0%. 

• VAT 23% netto/brutto – Wartości dokumentu opodatkowane VAT-em 23%. 

• Razem netto, VAT, brutto – Łączne kwoty netto, VAT oraz brutto dla każdego dokumentu. 

Po wygenerowaniu raportu magazynowego użytkownik ma możliwość eksportu danych w wybranym formacie. Na wygenerowanym raporcie dostępne są opcje eksportu do dwóch formatów plików:

• ODS (Open Document Spreadsheet) – format arkusza kalkulacyjnego, który można otwierać w popularnych narzędziach, takich jak LibreOffice Calc czy Microsoft Excel, umożliwiający dalszą edycję i analizę danych.

• EPP – format, który może być dostosowany do specyficznych wymagań systemów zewnętrznych, wspierając integrację i eksport danych do innych systemów informatycznych.

Opcje eksportu widoczne są w górnej części wygenerowanego raportu i umożliwiają łatwe zapisanie danych w dogodnym formacie do dalszego wykorzystania.

Na wygenerowanym raporcie, w prawym górnym rogu, znajdują się dodatkowe ustawienia, za pomocą których użytkownik może dostosować eksport pliku do swoich potrzeb. Te ustawienia są szczególnie przydatne dla firm, które wymagają specyficznej konfiguracji eksportowanych danych, np. do integracji z zewnętrznymi systemami księgowymi lub magazynowymi. Umożliwiają one wybór formatu pliku, dodanie odpowiednich kodów identyfikacyjnych oraz personalizację treści komentarzy dla dokumentów sprzedażowych i magazynowych. Dzięki tym opcjom użytkownik może precyzyjnie dostosować sposób, w jaki dane będą eksportowane, aby spełniały wszystkie wymagania systemowe i organizacyjne. Szczegółowy opis tych ustawień znajduje się w dalszej części tego materiału.

Program docelowy

• Co to jest: Umożliwia wybór programu, do którego będą eksportowane dane w formacie EPP.

• Dla kogo: Dla firm korzystających z określonych programów do zarządzania danymi, np. Subiekt GT, Rachmistrz GT, czy wFirma.pl.

• Co robi: Użytkownik wybiera program, z którym chce zintegrować eksportowane dane. To ważne, aby eksport był kompatybilny z systemem docelowym.

Jako kod towaru umieść

• Co to jest: Opcja pozwala na wybór, jakie informacje będą używane jako kod towaru w eksporcie.

• Dla kogo: Dla użytkowników, którzy potrzebują specyficznego kodowania produktów lub integracji z systemami ERP.

• Co robi: Umożliwia przypisanie kodu wewnętrznego systemu lub producenta jako identyfikatora towaru w pliku eksportowym.

Ta opcja pozwala użytkownikowi na dodanie lub edytowanie komentarzy, które będą widoczne na dokumentach sprzedażowych, takich jak faktury. Jest to przydatne dla firm, które chcą umieścić dodatkowe informacje, uwagi lub notatki związane z transakcjami sprzedaży. Użytkownik może dostosować treść komentarzy w zależności od rodzaju dokumentu, w tym dokumentów związanych z zamówieniami lub zwrotami.

Opcja ta umożliwia dodanie komentarzy do dokumentów magazynowych. Użytkownik może wprowadzać treści komentarzy zarówno dla standardowych dokumentów magazynowych, jak i tych związanych z wydaniami (WZ) oraz zwrotami wewnętrznymi (ZW). Dzięki temu, można lepiej śledzić i opisywać operacje magazynowe, co ułatwia zarządzanie i dokumentację.

Ustawienia te pozwalają firmom na dostosowanie danych eksportowanych do formatu Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), który jest obowiązkowy w Polsce dla celów raportowania podatkowego. Dzięki tym opcjom można uzupełnić dane firmy, takie jak urząd skarbowy czy lokalizacja, a także zdefiniować, które faktury mają być uwzględnione w raporcie JPK – np. faktury dla kontrahentów z NIP-em lub faktury dla klientów z Polski. Jest to kluczowe dla firm, które muszą regularnie składać raporty do urzędów skarbowych, zapewniając zgodność z przepisami podatkowymi.

Ustawienia eksportu do pliku w formacie CSV umożliwiają firmom dostosowanie sposobu, w jaki dane są zapisywane w prostym, tekstowym formacie CSV. Jest to przydatne dla firm, które chcą analizować lub przetwarzać dane w zewnętrznych programach, takich jak arkusze kalkulacyjne. Użytkownik może zdecydować, jak prezentować korekty dokumentów – czy jako pełną wartość po korekcie, czy tylko różnicę. Opcja ta jest szczególnie użyteczna dla firm potrzebujących elastycznego formatu do dalszej obróbki danych.